직원 채용을 하면, 제 값을 하기도 전에, 회사는 급여를 주어야 한다. 미래를 위한 투자이다. 그리고 사회보장국에 납부하는 급여세 신고도 해야 한다. 지연, 체납시 벌과금이 높으므로, 사업주는 이에 신경을 써야 한다.

1. 개요
다음 4가지를 합하여 급여세 (payroll tax)라고 한다.
① 종업원이 내는 연방소득세 (Federal Income Tax)
② 종업원이 내는 사회보장세, 메디케어세
③ 고용주가 부담하는 사회보장세, 메디케어세
④ 고용주가 부담하는 실업보험료 (FUTA Tax)
☞ 참고로 ②와 ③을 합하여, FICA Tax라고 한다.

2. 매주 원천 징수 
회사는 종업원 급여로부터 연방소득세 (Federal Income Tax), 사회보장세(6.2%), 메디케어세(1.45%)를 원천징수하여야 한다. 

이러한 원천징수 및 세금보고는 회사의 결산 기간(Tax Year)과는 관계없이 1월부터 12월까지 (Calendar Year)를 기준으로 한다.

3. 급여세 세금 예납 

1) IRS
941 Payroll Tax의 납부 (deposit)는 분기당 세금액이 2,500불 미만 (예: 급여받는 직원 1인)인 경우 분기별로 하며, 마감일은 1/31, 4/30, 7/31, 10/31이다.

941 Payroll Tax의 분기당 세금액이 2분기 연속해서 2,500불 이상, 연간 50,000불 미만인 경우 (예: 급여 직원이 3명 이상) 세금을 월별로 다음달 15일까지 납부하며, 그 이상되면, 월 2회 납부한다.

940 FUTA Tax의 연간 세금이 500불 이상시, 분기별로 납부하며, 마감일은 1/31, 4/30, 7/31, 10/31이다. 연간 세금이 500불 미만시 마감일은 내년 1/31이다.

2) 뉴욕
지방소득세 원천징수 금액이 700불이 넘으면, 5일 이내에 납부한다. (NYS-1 form)
그외에는 매분기별로, 1/31, 4/30, 7/31, 10/31까지 납부한다.

3) 뉴저지
분기당 급여세 500불 초과시, 다음달 15일까지 매월 납부한다.
500불 미만시, 마감일은 1/31, 4/30, 7/31, 10/31이다.
W-2, 1099 합산 보고를 내년 2/28까지 제출해야 한다.

4. 보고서 제출 
세금납부와는 별도로 Calendar Year 분기별로 반드시 보고를 제출해야 한다. (filing)

IRS 양식은 Form 941, 뉴욕주 양식은 NYS-45, 뉴저지 월별 양식은 NJ500, 분기별 양식은 NJ927)이다.

또 새해가 되면, 1월말까지 작년 1년간의 급여와 원천징수 된 세금이 표시된 Wage and Tax Statements (IRS Form W-2)를 종업원에게 발급해야 한다.

2월말까지는 해당 W-2와 Annual Transmittal of Income and Tax Statement (IRS Form W-3)를 사회보장국 (Social Security Administration)에 제출해야 한다.

아울러, 1월말까지, IRS에 Federal Unempolyment Tax를 납부하여야 한다.

5. MTA 통근세
급여세의 일종으로서, 뉴욕시에 사업장을 가진 회사는, MTA-305 보고서와 함께, 직원 급여의 0.34%를 뉴욕주에 납부한다. 단, 분기별 급여지급액이 312,500불을 초과하는, 큰 사업체만 적용된다. (2012. 4 개정)

또한, 자영업자의 경우 순이익이 50,000불을 초과하는 회사는 MTA-6 보고서와 함께, 그 금액의 0.34%를 뉴욕주에 납부한다. (2012. 1 개정. 이전 기준은 10,000불.)
여기서 그 금액은 Schedule SE 4번 금액을 기준으로 한다. 세금 납부액이 0인 경우, 보고서 제출 의무가 없다.