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감사에 대비하여, 평소에 챙겨야 하는 회계 증빙들 (source documents)

사업이 어느 정도 진행되다 보면, 뜻하지 않게 연방국세청 (IRS), 주정부 세무국, 주정부 노둥국 등의 세무 감사를 받을 일이 생긴다. 이때를 대비하여, 처음부터 회계 증빙 보관의 습관을 가지는 것이 중요하다.

아래에, 사업자가 보관해야 하는 증빙의 예를 들어본다.

1. 기본 자료
은행거래 내역서 (Bank Statement): 결제된 수표 또는 카피 (은행에 요청하면, 은행거래 내역서에 축소 카피가 첨부되어 보내어 진다.)

매매 계약 (closing statement)

모든 판매 및 구매 영수증

개인 및 Business 세금보고서 (Tax Returns)

회계 장부 (Book)

법인 설립 영수증 (Filing Receipt from NY State Department)

법인 의사록 (Minute Book)

2. 수입 관련 자료
판매세 납부 기록 (Sales Tax Returns)

현금등록기 (Cash Box Register)

현금등록기 종이테입 (Cash Register Tapes)

POS 사용시, 데이터 파일 (보통 C 드라이브 내에 있음)

거래처에 내보낸, 매출 송장 (Invoice)

고객 면담 기록부

매일의 팁 수입 지출 기록

구매원가와 판매가 비교표

투자 소득 내역 (brokerage statement)

기타수입 관련 계약서 (ATM, 자판기)

3. 경비 관련 자료
지출 영수증 또는 Invoice

신용 카드 내역서 (개별 영수증은 불필요)

고정 자산(감가상각 대상)의 구매 서류

주급, 임금 계약서

W-4 (원천징수율 근거자료)

급여세 보고 (Form 941)

자선단체 기부 영수증

차량 운행 일지 (일자, 행선지, 거리)

각종 계약서 (보험, 렌트)


4. 참고
1) 감사관이 위와 같은 자료를 요청하는 이유는,

① 납세자의 정확한 수입 규모에 대하여 사전 파악을 하고,

② 사업비용 지출이 과다하지 않은지, 경비 공제의 방법과 시점이 합당한지, 개인 생활비를 사업비용으로 공제했는지 등을 파악하기 위한 것이다.

2) 한달치 서류를 모은 다음, 퀵북에 입력하고, 대봉투에 그대로 집어넣어, 아무 손이 닿지 않는 곳에 넣어 두도록 한다. 필요없다고 버리면, 그 다음날 외부기관에서 자료 보자고 연락이 온다.

3) 회계 증빙의 보관 기한은 6년을 권한다.